Một số quy định về thủ tục hành chính cho nghiên cứu sinh (NCS) và học viên (HV)

1.1. Thủ tục nhập học

Khi đến nhập học, NCS/HV thực hiện các việc sau:

1. Nghe phổ biến nội quy, quy chế học tập, kế hoạch học tập và thời khóa biểu;
2. Xuất trình bản chính bằng đại học;
3. Nộp chứng chỉ ngoại ngữ B1 hoặc 1 bằng ngoại ngữ thứ 2 (nếu có);
4. Đóng học phí năm thứ nhất;

1.2. Làm thẻ người học (Thẻ học viên hoặc thẻ nghiên cứu sinh (tại Phòng CTCT &HSSV)

Các lớp học tiến hành làm thẻ người học theo quy trình sau:

1. Lớp trưởng nhận danh sách lớp có xác nhận của nhà trường, thu lệ phí làm thẻ và 1 ảnh (3×4) có điền đầy đủ thông tin cá nhân ở mặt sau của thẻ (họ tên, ngày sinh, khóa học) của người học cả lớp.
2. Lớp trưởng nộp danh sách lớp và lệ phí làm thẻ cho bộ phận làm thẻ của Phòng CTCT&HSSV (Phòng 106 nhà A1, Trường ĐH Ngoại ngữ – ĐHQG Hà Nội) trong giờ hành chính từ ngày thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần.
3. Lớp trưởng trực tiếp liên hệ với bộ phận làm thẻ để lấy lại thẻ phát cho người học.

Lưu ý: Thẻ này dùng để mượn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQG Hà Nội. Người hoc đánh mất thẻ phải làm thủ tục cấp thẻ lần hai. Trong trường hợp cần thiết người học cũng có thể làm thẻ trực tiếp tại bộ phận làm thẻ.

1.3. Làm Thẻ thư viện chuyên ngành (Dùng để mượn tài liệu tại Trung tâm công nghệ thông tin – Truyền thông và Học liệu – Trường Đại học Ngoại ngữ)

1.3.1. Địa điểm làm thẻ:  Phòng 101 – Nhà B3 Đại học Ngoại ngữ

1.3.2. Thủ tục làm thẻ theo lớp: Lớp trưởng làm những việc sau:

– Người học năm thứ nhất làm thẻ theo lớp

– Lấy danh sách người học có xác nhận của khoa (theo mẫu đính kèm)

– Thu lệ phí làm thẻ có chữ ký xác nhận vào danh sách nộp

– Mang danh sách lớp, lệ phí tới địa điểm làm thể  để làm thủ tục Lưu ý: danh sách lớp gửi cả bản cứng và bản mềm, bản mềm gửi vào địa chỉ Email: tthoclieu@gmail.com

–  Bạn đọc có thể tự tìm kiếm nguồn thông tin liên quan đến học tập tham khảo qua Website của trung tâm:  http://lib.ulis.vnu.edu.vn/

1.3.3. Thủ tục làm thẻ cá nhân

– Xuất trình thẻ người học (thẻ học viên hoặc thẻ nghiên cứu sinh)

– Nộp lệ phí làm thẻ

1.4. Quy định thủ tục và thời gian tiếp nhận và hoàn trả văn bản, hồ sơ

1. Thủ tục:

– Các loại giấy xác nhận, đơn từ được trình bày theo mẫu quy định. Các mẫu này được treo tại các bảng thông báo tại khu vực nhà A3, và trên trang Web của Trường.

– Điền vào mẫu phiếu khi đến đăng ký nhận bằng, chứng chỉ, bảng điểm học phần, v.v… Các phiếu này có tại văn phòng khoa hoặc trên trang Web của Trường .

– Gửi văn bản, hồ sơ, giấy tờ cho bộ phận Văn phòng Khoa và quản lý học viên (tùy theo quy định của từng bộ phận) xử lý.

2.Quy định thời gian tiếp nhận và hoàn trả văn bản, hồ sơ, giấy tờ:

Thời gian tiếp nhận và hoàn trả văn bản, hồ sơ, giấy tờ… của học viên sau 02 ngày tính từ ngày đăng ký

1.5. Quy định về tạo lập hòm thư điện tử

Để thuận lợi trong công tác quản lý, người học cần cung cấp đầy đủ địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ thư điện tử vào danh sách theo từng lớp.

Riêng đối với địa chỉ email, để thống nhất, cần lưu ý những điểm sau:

– Đối với email chung của lớp nên tạo rõ ràng, theo từng ngành, từng lớp ví dụ: Lớp cao học, khóa QH2016, lớp Ngôn ngữ Anh: QH2016-2E1@gmail.com. Trong đó quy định:

1.6. Kế hoạch khai báo thông tin người học

        Ngay sau khai giảng, người học có trách nhiệm khai báo thông tin cá nhân của mình, sau khi hoàn thành, người học sẽ được cấp 1 tài khoản. Người học cập nhật ảnh và thông tin cá nhân của mình tại cổng người học sau đây: http://dksdh.vnu.edu.vn/dkmh/login.asp

Lịch khai báo thông tin người học dự kiến như sau: